Sekarang ini era perdagangan sangat berkembang. Banyak perusahaan lama maupun baru yang terus mempersiapkan diri dalam pengembangan sistem manajemen pada perusahaan mereka. Bagi Anda yang ingin mengembangkan sistem manajemen, salah satunya bisa menggunakan sistem manajemen mutu ISO 9001.
Sistem manajemen ini difungsikan untuk mengendalikan dan mengatur organisasi/ perusahaan yang erat kaitannya dengan kualiti/mutu. ISO 9001 sendiri telah diakui seluruh dunia, sebagai salah satu sistem manajemen bisnis. Pendekat ISO 9001 ini memberi kerangka kerja komprehensif. Hal ini berguna sebagai tempat tumpuan proses yang dapat membantu menjamin tercapainya tujuan utama dalam bisnis tersebut.
7 Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
ISO 9001 sederhananya, adalah sertifikasi berorientasi pada layanan pelanggan hingga standar manajemen mutu yang diadopsi oleh International Organization for Standardization (ISO) pada tahun 2000.
Standar ini menyatakan, bahwa sebuah organisasi wajib menunjukkan kemampuan mereka dalam memenuhi bahkan melampaui kepuasan pelanggan pada kualitas, produk, juga kinerja yang dilaksanakan.
Standar manajemen mutu ISO 9001 tidak hanya diterapkan dalam dunia industri penghasil produk saja, namun juga diterapkan dalam bidang yang menghasilkan jasa, misalnya universitas, sekolah, rumah sakit, juga bisa usaha jasa lain.
Konsep ISO ini bisa disederhanakan jadi tiga hal. Pertama, perusahaan harus punya standar operasional prosedur juga sistem operasi yang jelas. Kedua, karyawan yang bekerja wajib kompeten. Ketiga, infrastruktur harus baik dan bisa dipakai perusahaan dengan layak, seperti softeare, gedung, dan peralatan lainnya.
Jadi, standar ISO 9001 ini memastikan organisasi mampu menawarkan produk (baik barang maupun jasa) yang berkualitas, mendorong, serta bertindak atas umpan balik ke pengguna akhir, pelanggan, maupun ke badan pengatur.
ISO 9001 juga bentuk kesepakatan internasional yang dipakai dalam menentukan standar universal. Standar ini berlaku untuk seluruh organisasi baik yang berhubungan dengan produk sampai layanan yang memenuhi harapan pelanggan sampai syarat peraturan. ISO 9001 ini mempunyai prinsip yakni :
- Customer focus (fokus pelanggan dan kepuasan pelanggan)
Sistem manajemen mutu dalam hal ini harus berfokus utama dalam pemenuhan kebutuhan pelanggan. Tidak lupa juga memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan mewujudkan harapan pelanggan tersebut.
- Leadership (Kepemimpinan)
Pemimpin pada seluruh tingkatan organisasi yang menerapkan ISO 9001 harus menetapkan kesatuan tujuan dan arah guna mengajak orang-orang yang terlibat dalam organisasi bisa mencapai sasaran mutu sesuai yang diharapkan.
- Engagement of People (keterlibatan sumber daya manusia)
Prinsip manajemen mutu dalam ISO 9001 yang paling penting adalah memiliki seluruh orang yang mampu kompeten, berdaya tinggi, dan mampu terlibat memberikan nilai pada organisasi tersebut.
- Process Approach (pendekatan proses)
Prinsip ini mengharuskan organisasi memperoleh hasil konsisten dan bisa diprediksi secara efektif dan efisien. Hal ini tentu harus dibarengi dengan pendekatan bahwa kegiatan yang dikelola sebagai proses yang berkaitan satu sama lain dengan fungsinya sebagai sistem yang koheren.
- Improvement ( peningkatan terus-menerus)
ISO 9001 memegang prinsip bahwa organisasi mampu sukses asalkan mempunyai fokus berkelanjutan untuk perbaikan. Proses perbaikan ini bukan hanya dilakukan sekali, dua kali, namun secara terus-menerus.
- Evidence Based Decision Making (Pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta)
Pengambilan keputusan lebih baik dilakukan berdasarkan analisis serta evaluasi data informasi yang nyata. Tujuannya untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Relation Management (Manajemen hubungan dengan stakeholder)
Organisasi yang punya tujuan pasti akan menjalin hubungan dengan pihak lain. Maka, organisasi harus mampu mempertahan keberhasilan dengan mengelola hubungan dengan pihak yang lain (pemasok) supaya tetap saling menguntungkan.
Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
ISO 9001 telah memperoleh pengakuan secara internasional, bahkan telah mengeluarkan sekitar sejuta sertifikat ke seluruh dunia. Sistem manajemen mutu ini penerapannya ada dalam semua macam industri. Baik organisasi manufaktur hingga pada layanan yang profesional.
Sistem manajemen mutu sebagai pelaksana kegiatan dalam sebuah proyek ditujukan untuk memperoleh perbaikan secara kontinu dan mampu menambah efisiensi organisasi.
Usaha terbaik sistem ini yakni menentukan prosedur yang tepat dan benar. Alasannya karena prosedur inilah yang akan menciptakan kualitas maksimal dari produk dan layanan organisasi tersebut.
Sistem manajemen mutu ini bertujuan mencegah kesalahan sementara pada proyek dana menjaga supaya tidak ada kesalahan sesudah produk sampai kepada pelanggan. Ada banyak manfaat manajemen mutu ISO 9001, yakni :
- Mampu menambah kepercayaan pelanggan.
- Mendapatkan jaminan kualitas proses hingga produk yang dihasilkan.
- Menambah produktivitas perusahaan.
- Menambah moral, motivasi, dan kinerja karyawan dalam perusahaan.
- Membantu menganalisa kompetitor perusahaan.
- Meningkatkan hubungan dengan pemasok agar tetap saling menguntungkan.
- Menambah keamanan produk serta cost efficiency.
- Meningkatkan komunikasi internal perusahaan.
- Mendongkrak image positif pada perusahaan.
- Sistem bisa terdokumentasi.
- Sebagai media pelatihan juga pendidikan.
Aturan Dalam Penerapan ISO 9001
Anda harus tahu dalam panduan ISO 9001 ada 10 klausul yang isinya aturan-aturan yang jadi acuan penerapan ISO 9001. 10 klausul tersebut adalah :
- Scope (Ruang Lingkup).
- Normative Reference (Acuan Normatif).
- Terms and References (Istilah dan Definisi).
- Context of Organization (Konteks Organisasi).
- Leadership (Kepemimpinan).
- Planning (Perencanaan).
- Support (Dukungan).
- Operation (Operasional).
- Performance Evaluation (Evaluasi Kinerja).
- Improvement (Peningkatan Performa).
Cara penerapan ISO 9001
Bagi Anda yang ingin mendapatkan sertifikat ISO 9001 tidaklah mudah, karena ada langkah lumayan berat yang harus Anda atau perusahaan Anda lalui, yaitu :
- Manajemen puncak harus mampu menyetorkan bukti komitmen dalam pengembangan dan implementasi sistem manajemen mutu dan harus mampu meningkatkan efektivitas.
- Membentuk tim Implementasi ISO yang paham dengan perusahaan, paham syarat ISO 9001, hingga paham dokumen kontrol.
- Mulai jalankan program kesadaran dan pelatihan ISO 9001 yang menekankan manfaat dan harapkan organisasi yang akan diwujudkan lewat ISO 9001 ini.
- memeriksa dan identifikasi kondisi organisasi saat ini.
- Menentukan ruang lingkup dan kebijakan organisasi.
- Menyusun perencanaan, baik risiko dan peluang juga sasaran organisasi.
- Menyusun dokumentasi ISO 9001.
- Menjalankan implementasi sesuai seluruh dokumen yang telah dibuat.
- Pelatihan internal Auditor, supaya semakin kompeten dalam pelaksanaan audit.
- Evaluasi kinerja lewat internal audit untuk mengetahui efektivitas sistem manajemen sesuai atau tidak dengan syarat 1SO 9001.
- Melakukan rapat tinjauan yang dilakukan manajemen puncak.
- Audit Eksternal oleh Badan sertifikasi dengan melakukan audit kelengkapan juga keakuratan dokumentasi. Jika lulus, nama organisasi dapat dilihat dalam website badan sertifikasi ISO yang mengutus auditor tersebut.
Mendapatkan sertifikasi ISO 9001 ternyata tidaklah mudah. Namun, sekarang ini Anda bisa bekerjasama dengan jasa sertifikasi ISO yang profesional dan terpercaya. Kami siap membantu organisasi Anda mendapatkan sertifikasi ISO dengan mudah.
Kami juga siap melayani konsultasi sistem manajemen dan training yang meliputi, implementasi dan penerapan standar sistem manajemen, pemenuhan Pra sertifikasi, awareness training, hingga internal audit dan management review. Tunggu apalagi, silakan hubungi Kami Sakamitranusantra dan pastikan usaha Anda bisa berjalan dengan baik sesuai keinginan dan pastinya sukses dalampenerapan sistem manajemen mutu ISO 9001. Semoga bermanfaat.