Daftar isi
Masa berlaku ISO mempunyai waktu yang sudah ditentukan dan bukan sertifikat yang berlaku selamanya. Sertifikat ISO sendiri diberikan setelah melalui tahapan implementasi, evaluasi, dan audit. Perubahan pada organisasi atau badan usaha sangat mungkin terjadi meskipun sudah mendapatkan sertifikat ISO, sehingga masa berlakunya terbatas.
Dengan begitu, meskipun sudah pernah mendapatkan sertifikat ISO, tetapi implementasinya tidak sesuai dan kualitas badan usaha atau organisasi menjadi buruk, maka sertifikat ISO tidak akan dimiliki lagi. Dengan sistem seperti ini, badan usaha atau organisasi yang memiliki ISO saat itu terjamin kualitasnya.
Masa Berlaku ISO pada Setiap Jenisnya
Terdapat beberapa jenis ISO yang banyak digunakan, khususnya di Indonesia. Jenis-jenis ISO ini disesuaikan dengan bidang industri masing-masing perusahaan. Lalu, apakah masa berlaku ISO setiap jenisnya berbeda? Umumnya hampir semua jenis ISO memiliki masa berlaku yang sama, yaitu selama 3 tahun.
– Sertifikat ISO 27001: 2013 berlaku untuk tiga tahun.
– Sertifikat ISO 9001: 2015 berlaku untuk tiga tahun.
– Sertifikat ISO 14001: 2015 berlaku untuk tiga tahun.
– Sertifikat ISO 37001: 2016 berlaku untuk tiga tahun.
– Sertifikat ISO 22000: 2018 berlaku untuk tiga tahun.
– Sertifikat ISO 45001: 2018 berlaku untuk tiga tahun.
Selama tiga tahun tersebut perusahaan tidak hanya diam saja. Setiap 6 bulan sekali atau 1 tahun sekali akan dilakukan proses audit ulang untuk memastikan implementasi ISO yang sudah didapatkan berjalan dengan baik dan sesuai dengan standarisasi yang ada.
Meskipun masa berlaku ISO selama 3 tahun, tetapi jika ditemukan kesalahan atau masalah lainnya selama masa tersebut, maka ada kemungkinan sertifikat ISO akan ditangguhkan. Kejadian seperti ini pun menjadi salah satu alasan sertifikasi ISO tidak berlaku selamanya.
Apakah Tetap Sama Masa Berlaku ISO untuk Perusahaan dan Organisasi?
Secara umum, jika implementasi ISO dijalankan dengan baik dan sesuai standarisasi, maka masa berlaku ISO baik untuk perusahaan maupun organisasi sama saja. Contohnya, yaitu sertifikat ISO 9001 yang paling umum dan bisa diberikan kepada perusahaan serta organisasi.
Sertifikat ISO 9001 bisa didapatkan oleh perusahaan industri seperti tekstil, manufaktur, FMCG dan lainnya. Namun, organisasi non bisnis seperti BPKSDM, MUI, Pusdiklat dan organisasi pendidikan pun bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001 ini.
Masa berlaku ISO jenis ini ditentukan pada kemampuan suatu badan usaha atau organisasi dalam mempertahankan sistem yang sudah berjalan dengan baik dan menerapkan standar yang baru. Keduanya sama-sama dinamis sehingga masa berlakunya pun sama dan bisa sama-sama ditangguhkan jika ditemukan sebuah masalah.
Cara Meningkatkan Implementasi ISO 9001 agar Tidak Ditangguhkan
Sertifikasi ISO mempunyai banyak manfaat untuk sebuah perusahaan ataupun organisasi, di antaranya sebagai sarana branding dan marketing, menjamin kualitas bertaraf internasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan sebagainya. Mendapatkan sertifikasi ISO pun melalui tahapan yang rumit dan mengeluarkan biaya.
Dengan begitu, ketika Anda sudah mendapatkan sertifikat ISO, lakukanlah implementasi ISO yang baik dan sesuai standarisasi agar masa berlakunya bisa selesai tanpa adanya penangguhan. Berikut ini contoh beberapa tips untuk meningkatkan implementasi ISO 9001: 2015.
1. Berkomitmen untuk Melakukan Perbaikan
Dalam upaya meningkatkan Sistem Manajemen Mutu, penting bagi setiap orang dalam perusahaan atau organisasi untuk mempunyai komitmen dalam melakukan perbaikan, di antaranya dengan mengidentifikasi permasalahan yang ada, evaluasi kerja, serta menerapkan ide-ide baru yang lebih baik.
Pihak yang harus memulai komitmen ini yaitu pihak manajemen. Jika pihak manajemen sudah memulai untuk berkomitmen, maka semua pihak dalam perusahaan atau organisasi akan mengikuti.
2. Libatkan Semua Pihak dalam Program Pelatihan
Tips selanjutnya untuk meningkatkan implementasi dan masa berlaku ISO tidak ditangguhkan, yaitu melibatkan semua pihak dalam program pelatihan. Dalam sebuah sistem, tanggung jawab bukan hanya oleh satu orang atau satu departemen saja, melainkan semua pihak harus ikut terlibat dalam meningkatkan kualitas perusahaan atau organisasi.
Oleh karena itu, baik karyawan baru maupun karyawan lama harus dilibatkan dalam program pelatihan. Buatlah program yang akan memberikan informasi mengenai pengetahuan yang dibutuhkan, menghasilkan keterampilan, dan mengurangi resistensi ketika menerapkan ide-ide baru.
Beberapa hal yang perlu dilakukan saat program pelatihan, yaitu:
- Melatih karyawan perusahaan untuk memahami persyaratan ISO 9001;
- Memperkenalkan dokumentasi yang sudah disusun dan dikembangkan;
- Meminta karyawan untuk meninjau dan penyempurnakan proses kerja masing-masing dan menulis instruksi kerja sesuai dengan template yang sudah disediakan.
Jika Anda terlalu sibuk atau tidak percaya diri untuk memberikan pelatihan secara langsung kepada karyawan, Anda dapat meminta bantuan kepada jasa konsultan ISO untuk memberikan pelatihan kepada karyawan dalam program tersebut.
3. Gap Analysis dan Penilaian SMM
Anda perlu melihat lebih dekat pada praktek pekerjaan. Saat ini untuk mengidentifikasi kesenjangan antara apa yang sedang dilakukan dengan apa yang harus dilakukan. Caranya dengan mewawancarai pekerja pada titik kontrol kritis, meninjau prosedur dan catatan, serta mengamati bagaimana proses pekerjaan yang terjadi.
Jika terdapat langkah-langkah yang tidak menambah nilai proses, sistem atau organisasi, maka perlu dilakukan identifikasi untuk menentukan apakah harus diperbaiki atau bahkan dihapus. Gap analysis ini penting agar masa berlaku ISO Anda aman hingga habis sesuai waktunya. Secara lebih rinci, gap analysis mempunyai tujuan sebagai berikut.
- Melihat perbandingan sejauh mana perusahaan Anda sudah menerapkan aktivitas menjaga kualitas produk atau jasa dengan kriteria-kriteria manajemen mutu yang terdapat pada ISO 9001.
- Mengidentifikasi area fungsional di perusahaan yang membutuhkan perhatian lebih agar bisa sesuai dengan kriteria ISO 9001.
- Menunjukkan kepada manajemen bahwa ISO 9001 akan mengarahkan perusahaan menuju perbaikan yang nyata.
Konsultasi Sertifikasi ISO dengan Menggunakan Jasa Saka Mitra Nusantara
Saka Mitra Nusantara sudah berpengalaman lama dalam berbagai bidang perizinan, mulai dari sebagai konsultan hingga penyedia jasa sertifikasi. Kami menyediakan konsultasi dan jasa standarisasi ISO untuk perusahaan ataupun organisasi yang membutuhkannya. Kami berkomitmen untuk selalu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dari setiap klien.
Dengan tenaga ahli yang berpengalaman, handal, dan mempunyai kompetensi di bidangnya, kami tetap menyediakan layanan yang ekonomis dan tetap dengan pelayanan yang ramah. Proses sertifikasi berjalan cepat dan terukur tanpa proses audit yang menyulitkan sehingga sertifikasi dapat selesai tepat waktu.
Masa berlaku sertifikasi ISO yang didapatkan melalui jasa kami pun sama, seperti masa berlaku sertifikasi pada umumnya. Tidak hanya ISO, kami pun menyediakan layanan sertifikasi SNI, sertifikasi badan usaha, dan jenis sertifikasi lainnya. Kami pun menyediakan layanan konsultasi seperti mengenai BPOM, konsultasi HAKI, izin edar, dan lainnya. Setelah mengetahui masa berlaku ISO dan Anda membutuhkannya, segera percayakan proses sertifikasi ISO kepada Saka Mitra Nusantara, salah satu jasa sertifikasi ISO di Indonesia yang terbaik, terpercaya, dan berpengalaman.