ISO yang merupakan standar internasional yang diakui di tingkat global menjadi penting bagi para pelaku bisnis yang membidik pasar internasional. ISO sendiri merupakan singkatan dari International Standardization Organization yang berbasis di Swiss.
Untuk mendapatkan sertifikat ISO ada serangkaian proses dan siklus yang harus dipenuhi dengan seksama. Lalu bagaimana cara pendaftaran ISO? Apakah harus bekerjasama dengan lembaga sertifikasi ISO? Temukan jawabannya sesaat lagi.
Tahapan Cara Pendaftaran ISO
Mendapatkan sertifikat ISO merupakan dambaan banyak bisnis, entah bisnis skala besar, menengah atau yang skala kecil. Sertifikat ini layak untuk didapatkan oleh siapapun yang telah memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan.
Hanya saja, mungkin bagi sebagian dari Anda merasa bingung dengan apa saja yang perlu dipersiapkan dan harus mulai dari mana untuk bisa mendapatkan dokumen legalitas jaminan mutu internasional tersebut.
Maka dengan ini, kami akan memberikan beberapa tahapan cara pendaftaran ISO yang patut untuk dijadikan perhatian:
- Memiliki Bisnis
Hal yang paling utama adalah memiliki bisnis. Ini terdengar menggelikan, tapi penting untuk dibicarakan. Logikanya, bagaimana bisa Anda mendapatkan sertifikat kelayakan mutu jika tidak memiliki bisnis untuk didaftarkan?
- Memiliki Rencana Bisnis yang Jelas
ISO yang merupakan standar mutu internasional tentunya memiliki standar tinggi untuk dipenuhi. Untuk itulah setidaknya perusahaan Anda memiliki prospek yang bagus untuk bisa terdaftar ISO.
- Menerapkan Sistem Manajemen Kualitas
Sebelum benar-benar siap untuk diperiksa tentan kelayakan ISO, maka Anda diminta untuk mempersiapkan organisasi untuk setidaknya menerapkan standar sistem manajemen kualitas terlebih dahulu.
Ada yang mengatakan bahwa setidaknya penerapan model sistem manajemen mutu ini sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum melakukan pengajuan untuk mendapatkan sertifikat ISO.
- Komitmen untuk Bertumbuh
Langkah selanjutnya adalah menancapkan komitmen untuk benar-benar melaksanakan standar ISO. Dengan begini, perusahaan tidak akan kesusahan saat proses audit guna diakui mutu tingginya.
- Membentuk Tim ISO
Agar proses implementasi sistem manajemen mutu sesuai dengan yang diharapkan, maka sangat dianjurkan untuk membentuk tim khusus yang bertugas untuk memonitor jalannya penerapan standar ini.
Tim khusus ISO ini bisa terdiri dari dua orang dari tiap departemen. Tak hanya itu, juga diharapkan perwakilan manajemen turut ikut andil di dalamnya. Jangan lupa juga, sangat dianjurkan bagi pimpinan puncak untuk benar-benar memantau kinerja tim ini agar semuanya berjalan sesuai dengan prosedur.
- Dokumentasikan Kegiatan Perusahaan
Dokumentasikan praktik unik perusahaan Anda. Pada fase ini, Anda akan menjabarkan setiap karakteristik bisnis atau produk Anda secara tertulis.
Analisis Sistem Manajemen Mutu Anda mencakup detail seperti, pernyataan misi perusahaan Anda, informasi tentang kebijakan dan prosedur khusus, dan daftar standar publik dan pemerintah yang perusahaan terapkan.
- Pelatihan ISO
Ini adalah fase penting untuk memperoleh persetujuan lembaga ISO. Untuk proses ini sebaiknya Anda menyewa jasa sertifikasi dan konsultansi ISO yang sudah mudah ditemukan di Indonesia.
Anda bisa meminta bantuan Saka Mitra Nusantara yang merupakan lembaga sertifikasi dan konsultansi ISO yang bermarkas di Jakarta. Kami melayani berbagai pilihan pembuatan ISO, mulai dari yang paling umum yakni ISO 9001 hingga ISO 13485.
Ada pun mengapa disarankan untuk menggunakan jasa pihak ketiga adalah biasanya mereka sudah mengerti alur kerja cara pendaftaran ISO. Sehingga diharapkan dengan menyewa jasa mereka, Anda dan segenap jajaran pimpinan perusahaan Anda tidak kelimpungan.
- Lakukan Audit Internal
Tahapan selanjutnya adalah melakukan audit internal atau bisa disebut dengan analisis gap. Dengan melakukan audit internal, maka Anda bisa mengetahui perbedaan antara standar operasional yang selama ini dilaksanakan di tubuh perusahaan dengan standar ISO yang sesungguhnya.
Caranya adalah dengan memberikan instruksi pada auditor internal Anda untuk mengawasi ketidakkonsistenan antara dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dengan sistem yang telah berjalan sebelumnya.
Jangan lupa juga untuk menunjuk orang diluar proyek auditor untuk ikut memberikan penilaiannya supaya menghindari bias yang dapat membahayakan proses mendapatkan sertifikat ISO.
- Perbaiki yang Kurang
Lakukan perbaikan yang diperlukan dalam praktik Anda. Jika audit internal Anda menemukan beberapa kelemahan yang tidak sesuai dengan standar, prioritas utama adalah memperbaikinya sebelum mengajukan ke audit formal.
- Merapikan Dokumen Keterangan Operasional
Langkah selanjutnya adalah dengan merapikan dokumen kegiatan operasional tiap divisi. Dokumen kelengkapan yang diminta biasanya meliputi kebijakan, KPI, pedoman dan prosedur kerja, deskripsi kerja serta informasi struktur organisasi.
- Implementasi ISO
Kembali lagi kami ingatkan bahwa implementasi ISO sekurang-kurangnya telah dilaksanakan 3 bulan sebelum masa pengajuan untuk audit formal.
Dengan adanya standar waktu tersebut, diharapkan segenap jajaran pegawai mengetahui standar ISO yang berlaku untuk kemudian dapat dengan mudah dikenal oleh pasar global.
- Tinjauan Manajemen
Setelah pelaksanaan audit dan perbaikan serta implementasi dilaksanakan, maka diperlukan tinjauan oleh bagian manajemen. Dengan campur tangan dari pimpinan puncak, akan dilihat secara menyeluruh bagaimana hasil penerapan sistem manajemen mutu yang dipilih.
Tak lupa, dengan adanya tinjauan manajemen ini, diharapkan supaya jika ditemukan gap atau ketidakefektifan atas performa perusahaan maka bisa segera ditangani dan diperbaiki.
- Lakukan Pre-Assessment
Untuk tahap ini sebenarnya tidak wajib, hanya tidak ada salahnya untuk mempersiapkan diri sebaik mungkin bukan? Lalu bagaimana caranya?
Caranya adalah dengan mengirimkan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Anda untuk pra-penilaian. Langkah ini akan memberikan kesempatan kepada lembaga sertifikasi untuk menunjukkan kesalahan atau kelalaian yang jelas dalam dokumentasi Anda.
Menyelesaikan masalah ini sebelum audit formal akan membantu Anda memfokuskan sistem mutu Anda dan meningkatkan peluang Anda untuk berhasil memenuhi standar sertifikasi ISO.
- Audit Eksternal Dimulai
Pada hari dimulainya inspeksi, petugas audit akan duduk bersama pimpinan perusahaan untuk memperkenalkan diri dan mendiskusikan prosesnya secara singkat.
Mereka kemudian akan meminta pemeriksaan terhadap operasi perusahaan Anda dan memastikan bahwa perusahaan Anda mematuhi standar yang tercantum dalam Sistem Manajemen Mutu. Persiapkan diri untuk membantu sebisa Anda.
- Periksa Hasil Audit
Tinjau laporan audit lengkap Anda. Setelah audit, badan sertifikasi akan mengirimkan laporan audit terperinci melalui email.
Laporan tersebut akan merangkum hasil temuan auditor selama pemeriksaan dan menyampaikan kepada Anda setiap aspek di mana praktik perusahaan Anda tidak sesuai dengan standar yang tercantum dalam Sistem Manajemen Mutu Anda (disebut sebagai “ketidaksesuaian”.”)
Petugas pengawas akan menunjukkan beberapa jenis masalah yang berbeda jika ada, yang terbagi dalam gap kecil dan gap besar.
- Ajukan Revisi untuk Ketimpangan
Ajukan rencana aksi korektif untuk menyelesaikan ketidaksesuaian minor. Ini adalah laporan singkat yang menjelaskan inti dari masalah dan mengartikulasikan tindakan yang diperlukan untuk memperbaikinya.
Tujuan utamanya adalah untuk menunjukkan kepada lembaga sertifikasi bahwa Anda memahami bagaimana suatu kesalahan gagal memenuhi standar ISO.
Sebagian besar Ketidaksesuaian Minor dapat diselesaikan tanpa perlu inspeksi tambahan, dan tidak akan menghambat sertifikasi Anda.
Sedangkan untuk ketimbangan yang terlalu besar, maka Anda perlu mengajukan audit ulang supaya bisa memenuhi standar yang berlaku. Tak lupa, setelah semua proses cara pendaftaran ISO telah dilakukan, Anda tinggal menunggu sertifikat ISO Anda datang.
Kesimpulan Tahapan Cara Pendaftaran ISO
Demikianlah tentang cara pendaftaran ISO. Bagi Anda yang tidak ingin ribet, Anda bisa meminta bantuan dari Saka Mitra Nusantara yang telah berpengalaman menemani banyak usaha untuk mendapatkan sertifikat ISO mereka.
Untuk keterangan atau konsultasi lebih lanjut, Anda bisa menghubungi tim kami di 0819 19 077 077 atau 0811 8 077 076. Anda juga mengunjungi laman web kami di sini.